4.2 Nhập liệu

4.2.1 Chi tiền mặt/ Chi ngân hàng

Quản lý tiền mặt được thực hiện thông qua phân hệ kế toán tiền mặt. Tất cả các nghiệp vụ liện quan đến tiền mặt trong phạm vi doanh nghiệp đều được tạo lập, lưu trữ và xử lý.

Chọn Tạo mới để mở cửa sổ nhập liệu.

· Thông tin chung

o Số chứng từ: Nhập số phiếu chi hoặc phần mềm sẽ tự động nhảy theo số thứ tự.

o Ngày lập phiếu: Nhập ngày phát sinh

o Tháng kế toán: phần mềm nhảy theo tháng phát sinh

o Người nhận tiền: nhấn F3 để chọn từ danh mục

o Tài khoản tiền: Nhấn F3 để chọn tài khoản hoặc nhập số tài khoản tương ứng

o Tỷ giá đích danh tiền: nếu chọn tính theo phương pháp tỷ giá đích danh

o Loại tiền/Tỷ giá quy đổi: Tùy theo loại tiền sẽ có tỷ giá đối với VND

o Phải trả: Nhấn F3 để chọn những hóa đơn cần thanh toán cho nhà cung cấp

o Chứng từ gốc: thông tin chứng từ gốc (hợp đồng, đơn mua hàng…)

o Địa chỉ/ Lý do chi

· Thông tin chi tiết

o Tài khoản: Nhấn F3 để chọn tài khoản tương ứng hoặc nhập tài khoản

o Diễn giải(VN-EN): Sẽ được link từ diễn giải của phần tổng hợp ở trên

o Loại tiền/ Tỷ giá: phần mềm mặc định lấy từ thông tin chung

o Thành tiền/ Thành tiền sau quy đổi: nhập số tiền, số tiền sau quy đổi dựa trên tỷ giá đã nhập

o Thuế suất

o Tiền thuế/ Tiền thuế sau quy đổi: nhập số tiền thuế, số tiền thuế sau quy đổi dựa trên tỷ giá đã nhập

o Số Serial/ Số hóa đơn/ Ngày hóa đơn: nhập thông tin hóa đơn

o Mã nhân viên/ Phiếu phải trả: thông tin phiếu thanh toán cho người lao động

o Mã nhà cung cấp/ Địa chỉ/ Mã số thuế: phần mềm mặc định lấy theo thông tin trên danh mục.

o Mã công đoạn/ Mã chi phí/ Mã doanh thu

Trường hợp thanh toán cho hóa đơn nhà cung cấp

· Tại ô Phải trả: F3 để tìm và chọn những hóa đơn cần thanh toán

· Có thể chọn 1 hay nhiều phiếu hóa đơn phải trả khi tích vào cột lựa chọn.

· Khi chọn các hóa đơn dữ liệu sẽ được tự động nhập vào lưới dữ liệu

Thông tin hóa đơn được chọn sẽ hiển thị trên lưới thông tin chi tiết, bao gồm

· Số tài khoản

· Diễn giải

· Số tiền/ Số tiền sau quy đổi

· Thuế suất/ Tiền thuế/ Tiền thuế sau quy đổi

· Thông tin hóa đơn

· Thông tin nhà cung cấp

4.2.2 Thu tiền mặt/ Thu ngân hang

Chọn Tạo mới để mở cửa sổ nhập liệu.

· Thông tin chung

o Số chứng từ: Nhập số phiếu chi hoặc phần mềm sẽ tự động nhảy theo số thứ tự.

o Ngày tạo: Nhập ngày phát sinh

o Tháng kế toán: phần mềm nhảy theo tháng phát sinh

o Người nhận tiền: nhấn F3 để chọn từ danh mục

o Tài khoản tiền: Nhấn F3 để chọn tài khoản hoặc nhập số tài khoản tương ứng

o Tỷ giá đích danh tiền: nếu chọn tính theo phương pháp tỷ giá đích danh

o Loại tiền/Tỷ giá quy đổi: Tùy theo loại tiền sẽ có tỷ giá đối với VND

o Phải trả: Nhấn F3 để chọn những hóa đơn cần thu tiền

o Chứng từ gốc: thông tin chứng từ gốc (hợp đồng, đơn mua hàng…)

o Địa chỉ/ Lý do chi

· Thông tin chi tiết

o Tài khoản: Nhấn F3 để chọn tài khoản tương ứng hoặc nhập tài khoản

o Diễn giải(VN-EN): Sẽ được link từ diễn giải của phần tổng hợp ở trên

o Loại tiền/ Tỷ giá: phần mềm mặc định lấy từ thông tin chung

o Thành tiền/ Thành tiền sau quy đổi: nhập số tiền, số tiền sau quy đổi dựa trên tỷ giá đã nhập

o Thuế suất

o Tiền thuế/ Tiền thuế sau quy đổi: nhập số tiền thuế, số tiền thuế sau quy đổi dựa trên tỷ giá đã nhập

o Số Serial/ Số hóa đơn/ Ngày hóa đơn: nhập thông tin hóa đơn

o Mã nhân viên/ Phiếu phải thu: thông tin phiếu thu từ người lao động

o Mã nhà cung cấp/ Địa chỉ/ Mã số thuế: phần mềm mặc định lấy theo thông tin trên danh mục.

Mã công đoạn/ Mã chi phí/ Mã doanh thu

Tương tự như Phiếu chi, trường hợp thu từ hóa đơn khách hàng

· Tại ô Phải trả: F3 để tìm và chọn những hóa đơn cần thanh toán

· Có thể chọn 1 hay nhiều phiếu hóa đơn khi tích vào cột lựa chọn.

· Khi chọn các hóa đơn dữ liệu sẽ được tự động nhập vào lưới dữ liệu

Ghi chú

Trường hợp nhập chi phí kèm thuế VAT đầu vào hay nhập doanh thu tiền mặt kèm thuế VAT đầu ra, trong phần chi tiết nhập 2 dòng:

· Dòng 1: Nhập nghiệp vụ tương ứng với số tiền chưa thuế

· Dòng 2: Nhập thuế đầu vào (133) hoặc đầu ra (333), việc nhập giá trị thuế VAT đầu vào hay đấu ra là do người dùng tự tính toán và nhập.

4.2.3 Xử lý chứng từ

Chức năng này dùng để khóa các bút toán thu chi đã hạch toán và kết chuyển lên sổ.

Cách thực hiện tương tự như phân hệ phải thu, phải trả

· Xử lý từng chứng từ

o Chọn chứng từ cần xử lý từ danh sách chứng từ

o Chọn Xử lý

· Xử lý nhiều chứng từ

o Trên danh sách chứng từ, lọc những chứng từ chưa được xử lý (trạng thái Hold)

o Chọn những chứng từ cần xử lý

o Chọn Đã xử lý