Nhập liệu: Hóa đơn nhà cung cấp

Những hóa đơn có theo dõi nhập xuất tồn thì nhập ở phân hệ quản lý kho. Khi xử lý thì sẽ link qua phân hệ phải trả.

- Hóa đơn cho các khoản nguyên liệu, vật tư và chi phí dịch vụ khác (như chi phí điện, nước, điện thoại, thuê nhà, …) mà treo công nợ thì: Các hóa đơn này sẽ được nhập trong module Account Payables

SmartBooks gọi một hóa đơn do nhà cung cấp gởi đến là một Voucher. Như vậy vào lúc nhận được hóa đơn này kế toán thực hiện ghi tăng công nợ phải trả bằng cách lập một Voucher trong màn hình Voucher and Adjustment Entry. Một khi Voucher đã được lập mà có sai sót về số lượng, giá trị thì cách duy nhất để sửa là lập điều chỉnh (Debit hoặc Credit Adjustment).

SmartBooks xem điều chỉnh tăng (Credit Adjustment) như một Voucher. Tuy nhiên một điều chỉnh giảm (Debit Adjustment) sau khi tạo ra cần được gắn với một Voucher cụ thể.

Khi thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán lập phiếu chi trong module Account Payables qua màn hình Manual Check Entry, đồng thời thực hiện gắn khoản thanh toán này cho từng hóa đơn cụ thể (trường hợp thanh toán một lần cho nhiều hóa đơn).

Chi tiết quy trình xử lý hóa đơn từ nhà cung cấp

Trong Form nhập dữ liệu thường gồm 2 phần:

Phần Tổng hợp: Những thông tin chung của hóa đơn và thường nằm phía trên.

• Số Lô.: Để trống, chương trình sẽ tự sinh ra số này.

• Kỳ kế toán:(ví dụ hóa đơn của tháng 7 năm 2015: 07-2015) Số tháng, phát sinh

• Số Chứng từ: Nhập số chứng từ.

• Ngày Chứng từ: phải nằm trong kỳ kế toán.

• Loại Chứng từ: chọn Voucher.

• Nhà Cung Cấp: Nhấn F3 để chọn nhà cung cấp.

• Diễn giải (VN - EN): Nhập diễn giải

• Số đơn đặt hàng: (nhập số đơn đặt hàn.g nếu có)

• Ngày thanh toán: Chọn ngày thanh toán.

• Thời hạn thanh toán: Nhấn F3 để chọn.

• Tài khoản công nợ: Nhấn F3 để chọn.

Phần Chi tiết: những thông tin chi tiết của hóa đơn, mỗi chi tiết là 1 dòng trong lưới

• Account: Nhấn F3 để chọn tài khoản chi phí

• Loại tiền: Chọn loại tiền thanh toán

• Tỷ giá Quy đổi: Nhập tỷ giá Loại Tiền thanh toán so với VND

  • Ví dụ: Loại tiền USD, tỉ giá thời điểm hóa đơn là 21500: nhập 21500

  • Nếu Loại tiền là VND: Tỉ giá là 1

• Thành tiền: Gõ số tiền trước thuế hoặc tiền ngoại tệ

• Thành tiền sau quy đổi: Là số tiền sau khi nhân với tỷ giá

• Thuế suất: Nhần F3 để chọn loại thuế suất tương ứng.

• Tiền thuế là tiền thuế thực tế phát sinh. Tiền thuế sau quy đổi là tiền thuế sau khi nhân với (tỷ giá nếu có).

• Diễn giải(VN - EN): Sẽ tự động lấy diễn giải đã nhập ở phần tổng hợp ở trên

• Nhập số hóa đơn

• Nhập ngày hóa đơn