3.1 Nhập liệu

Phân hệ kế toán phải thu có 2 chức năng chính:

· Nhập liệu (Input)

· Báo cáo (Reports)

3.1 Khoản phải thu

Những hóa đơn bán hàng nếu có theo dõi kho thì phải nhập ở phân hệ quản lý kho – phần bán hàng.

Những hóa đơn bán hàng dịch vụ, không theo dõi kho thì nhập trực tiếp trên phân hệ khoản phải thu.

3.1.1 Hóa đơn bán hang

Chọn Tạo mới để mở giao diện nhập liệu. Tất cả các chứng từ được nhập lên đều mặc đinh ở ttrạng thái Hold cho tới khi được xử lý.

· Thông tin chung

o Số Chứng từ: Tự động theo số thứ tự

o Ngày Chứng từ: Nhập ngày phát sinh chứng từ (phải nằm trong kỳ kế toán)

o Tháng kế toán: tự động lấy theo tháng chứng từ

o Số hóa đơn/ Số Serial/ Ngày hóa đơn: nhập thông tin hóa đơn

o Khách hàng: Nhấn F3 để chọn mã khách hang

o Tài khoản công nợ: Nhấn F3 để chọn tài khoản công nợ

o Loại tiền, Tỷ giá quy đổi: tùy theo loại tiền sẽ có tỷ giá đối với VND

o Phương thức thanh toán: Nhấn F3 để chọn thời hạn thanh toán

o Diễn giải: Nhập diễn giải cho hóa đơn

· Thông tin đơn hàng

o Số đơn bán hàng

o Số vận đơn

o Nơi giao hang/ Nơi nhận hang

o Số hợp đồng

o Số container

o Ngày hợp đồng

o Người mua hang/ Đơn vị vận chuyển

o Ghi chú

· Thông tin chi tiết

o Tài khoản: nhấn F3 để chọn tài khoản đối ứng từ danh mục tài khoản

o Loại tiền/ Tỷ giá: chọn loại tiền (phần mềm mặc định lấy từ thông tin chung)

o Mã vật tư: Nhấn F3 để chọn thành phẩm xuất bán (nếu có)

o ĐVT: mặc định từ thông tin chung

o Số lượng

o Đơn giá/ Đơn giá sau quy đổi: Nhập đơn giá, đơn giá sau quy đổi được lấy theo tỷ giá đã nhập

o Thành tiền/ Thành tiền sau quy đổi: nhập số tiền. Số tiền sau quy đổi được lấy theo tỷ giá đã nhập.

o Thuế suất

o Tiền thuế/ Tiền thuế sau quy đổi

o Mã công đoạn/ Mã chi phí/ Mã lợi nhuận

o Diễn giải: nhập diễn giải (phần mềm mặc định lấy diễn giải từ thông tin chung)

3.1.2 Xử lý chứng từ