2.1 Nhập liệu

Phân hệ kế toán phải trả có 2 chức năng chính:

· Nhập liệu (Input)

· Báo cáo (Reports)

2.1 Nhập liệu

2.1.1. Hóa đơn nhà cung cấp

Những hóa đơn có theo dõi nhập xuất tồn kho thì nhập ở phân hệ quản lý kho. Khi xử lý thì sẽ liên kết qua phân hệ phải trả.

Hóa đơn cho các khoản nguyên liệu, vật tư và chi phí dịch vụ khác (như chi phí điện, nước, điện thoại, thuê nhà, …) mà treo công nợ thì: Các hóa đơn này sẽ được nhập trong phân hệ kế toán phải trả.

Chi tiết nhập liệu hóa đơn nhà cung cấp

Chọn Tạo mới để mở giao diện nhập liệu

· Thông tin chung

o Số chứng từ: Nhập số chứng từ hoặc phần mềm tự sinh

o Ngày Chứng từ: phải nằm trong kỳ kế toán.

o Kỳ kế toán: phần mềm tự sinh dựa trên ngày chứng từ

o Số hóa đơn/ Số Serial/ Ngày hóa đơn: thông tin trên hóa đơn

o Nhà cung cấp: Nhấn F3 để chọn nhà cung cấp hoặc nhập tên mã nhà cung cấp (Phần mềm sẽ tự động kiểm tra nhập đúng mã hay không)

o Tài khoản công nợ: Nhấn F3 để chọn hoặc nhập số tài khoản chi tiết

o Loại tiền: chọn ngoại tệ và điền tỷ giá

o Phương thức thanh toán: Nhấn F3 để chọn

o Ngày thanh toán: Chọn ngày thanh toán

Diễn giải (VN - EN): Nhập diễn giải

· Thông tin chi tiết

Những thông tin chi tiết của hóa đơn, mỗi chi tiết là 1 dòng trong lưới

o Tài khoản: Nhấn F3 để chọn tài khoản hoặc nhập tài khoản (Phần mềm sẽ tự động kiểm tra tài khoản đúng hay không, trong trường hợp nhập sai tài khoản phần mềm sẽ không cho phép chuyển sang thông tin khác)

o Loại tiền: Chọn loại tiền thanh toán (phần mềm mặc định sẽ lấy từ thông tin chung)

o Tỷ giá Quy đổi: Nhập tỷ giá loại tiền thanh toán so với VND (phần mềm mặc định sẽ lấy từ thông tin chung)

o Thành tiền: Nhập số tiền trước thuế hoặc tiền ngoại tệ

o Thành tiền sau quy đổi: Là số tiền sau khi nhân với tỷ giá

o Thuế suất: Nhần F3 để chọn loại thuế suất tương ứng.

o Tiền thuế là tiền thuế thực tế phát sinh.

o Tiền thuế sau quy đổi là tiền thuế sau khi nhân với (tỷ giá nếu có).

o Diễn giải (VN - EN): Sẽ tự động lấy diễn giải đã nhập ở phần tổng hợp ở trên

Số hóa đơn/ Số Serial/ Ngày hóa đơn: thông tin hóa đơn

2.1.2 Xử lý chứng từ

Chức năng này dùng để khóa các bút toán công nợ đã hạch toán và kết chuyển lên sổ.

· Xử lý từng chứng từ

o Chọn chứng từ cần xử lý từ danh sách chứng từ

o Chọn Xử lý

· Xử lý nhiều chứng từ

o Trên danh sách chứng từ, lọc những chứng từ chưa được xử lý (trạng thái Hold)

o Chọn những chứng từ cần xử lý

o Chọn Đã xử lý