1.2 Nhập dữ liệu

1.2.1 Bút toán tổng hợp

Phân hệ GL cho phép người sử dụng nhập trực tiếp bút toán tổng hợp (Journal Ledger) hoặc những nghiệp vụ đặc thù khác.

Hướng dẫn nhập dữ liệu

· Chọn Tạo mới để mở cửa sổ nhập liệu

· Phần thông tin bút toán

o Phân hệ: GL (Kế toán tổng hợp)

o Số chứng từ: Để trống, chương trình sẽ tự động mặc định số thứ tự cho bút toán. (Nhấn F3 để xem lại các bút toán đã nhập)

o Ngày chứng từ: Bắt buộc phải thuộc tháng kế toán

o Tháng kế toán: Chọn tháng ghi sổ (ví dụ ghi sổ tháng 06 năm 2015: 062015)

o Diễn giải (VN): Nội dung nghiệp vụ tiếng Việt

o Diễn giải (EN): Nội dung nghiệp vụ tiếng Anh

o Diễn giải (KR): Nội dung nghiệp vụ tiếng Hàn

o Tình trạng chứng từ: Hold – phiếu lưu tạm thời; Released – phiếu đã được xử lý và lên sổ sách

· Phần hạch toán

Có thể lựa chọn trường thông tin cần hiện thị: Diễn giải, thuế, Mã chi phí, Mã lợi nhuận, Mã công đoạn...

o Chọn Tạo mới để mở cửa sổ nhập liệu

o Tài khoản Nợ: Nhấn F3 chọn tài khoản hoặc nhập trực tiếp

o Tài khoản Có: Nhấn F3 chọn tài khoản hoặc nhập trực tiếp

o Loại tiền: Chọn loại tiền (VNĐ, USD, KOR…)

o Tỷ giá: Nhập tỷ giá hạch toán nếu loại tiền khác VNĐ.

o Tiền: Nhập số tiền nguyên tệ

o Tiền sau quy đổi: phần mềm tự tính hoặc người dùng tự nhập số,

o Diễn giải (VN), (EN) và (KR): Tự động xuất hiện theo diễn giải của phần thông tin nghiệp vụ. Người sử dụng có thể thay đổi diễn giải chi tiết bằng cách nhập trực tiếp.

o Nhân viên/ Nhà cung cấp/ Khách hàng: Người sử dụng nhập hoặc phải nhấn F3 để chọn mã tương ứng đã thiết lập tại:

§ Danh mục nhân viên (phân hệ Kế toán tiền mặt),

§ Danh mục nhà cung cấp,

§ Danh mục khách hàng (phân hệ Kế toán phải thu)

o Số hóa đơn/ Ngày hóa đơn/ Số serial: người dung thông tin hóa đơn (nếu có) để phần mềm có thể chạy lên bảng kê thuế GTGT mua vào hoặc bán ra tương ứng.

o Mã chi phí/ Mã doanh thu/ Mã công đoạn: phục vụ cho nhu cầu báo cáo nội bộ hoặc tính giá thành.

Chọn Lưu để lưu thông tin đã nhập, chọn Xóa cho những dòng nhập dư, chọn Sao chép để lấy lại tất cả thông tin của phiếu đã nhập, chọn Xử lý để chuyển trạng thái phiếu sang Released

1.2.2 Bù trừ công nợ

Dùng trong trường hợp muốn bù trừ công nợ phải thu và phải trả.

Chọn Tạo mới để mở cửa sổ nhập liệu.

Phần thông tin bút toán và Phần lưới nhập liệu được thực hiện tương tự như Bút toán tổng hợp.

Lưu ý: cần nhập thông tin Nhà cung cấp/ Mã khách hang/ Nhân viên để Sổ chi tiết công nợ thể hiện số đúng theo từng đối tượng.