9.1 Nhập liệu

Trong phân hệ này chủ yếu có 2 chức năng chính

· Nhập liệu

· Báo cáo

9.1 Nhập liệu

9.1.1 Thiết lập người phê duyệt

Dùng để thiết lập quan hệ phê duyệt giữa các người dùng trong hệ thống (ai được quyền duyệt chứng từ của ai).

· Người chấp thuận: người có quyền duyệt. Nhấn phím F3 để xổ xuống danh sách chọn.

· Người đệ trình: người lập hoặc gửi chứng từ.

· Hệ thống hiển thị danh sách Người đệ trình tương ứng.

· Đánh dấu chọn (✔) vào cột Quyền để cho phép phê duyệt.

· Nhấn Lưu

9.1.2 Đề nghị thanh toán

Dùng để tạo, xem và quản lý các yêu cầu thanh toán trong hệ thống phê duyệt. Người dùng có thể lập phiếu đề nghị chi tiền và gửi lên cấp có thẩm quyền phê duyệt

· Nhập Từ ngày – Đến ngày để lọc các yêu cầu trong khoảng thời gian cần xem

· Chọn Loại phê duyệt (ví dụ: Payment Request).

· Chọn Trạng thái yêu cầu

Nhấn Tạo mới để lập yêu cầu thanh toán mới.

Nhấn Xem chi tiết để xem nội dung của yêu cầu đã có.

Nhấn Chỉnh sửa nếu cần cập nhật lại thông tin.

Có thể Sao chép ra Excel hoặc Xuất những cái chọn để lưu trữ ngoài hệ thống.

Thông tin chi tiết

· ID Yêu cầu: mã định danh của từng đề nghị.

· Loại phê duyệt: kiểu yêu cầu (Payment Request, …)

· Trạng thái yêu cầu: thể hiện tiến trình phê duyệt (Wait Request, Wait Approval, Payable, Finished, Rejected…).

· Nghi từ / Nghi tới: người tạo và người phê duyệt.

· Số tiền thanh toán, Loại chi phí, Mã công đoạn: thông tin chi tiết cho từng đề nghị.

· Lưu ý: Chỉ người có quyền theo cấu hình “Người chấp thuận” mới được phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu.

9.1.3 Duyệt thanh toán

Hiển thị danh sách các yêu cầu duyệt thanh toán

Chỉ “Người chấp thuận” được thiết lập trên module Thiết lập người phê duyệt mới được phép duyệt

9.1.4 Duyệt chi

Dùng để xem và thực hiện chi tiền cho các đề nghị thanh toán đã được duyệt. Đây là bước cuối cùng trong quy trình phê duyệt thanh toán.

· Chọn Từ ngày …Đến ngày để lọc các đề nghị cần chi.

· Chọn Trạng thái phê duyệt:

o Payable: các đề nghị đã được duyệt, chờ chi.

o Finished: các đề nghị đã chi xong.

· Nhấn Xem chi tiết để xem thông tin từng đề nghị.

· Tick chọn các ô cần duyệt

· Kiểm tra và nhấn Chi để thực hiện duyệt chi.

Có thể Sao chép ra Excel hoặc Xuất những cái chọn để lưu dữ liệu ra ngoài.

Thông tin chi tiết

· ID Yêu cầu: mã của đề nghị thanh toán.

· Số tiền thanh toán / Loại chi phí / Mã công đoạn: chi tiết khoản chi.

· Trạng thái yêu cầu: theo dõi tiến trình từ “đã duyệt” đến “đã chi”.

Lưu ý: Chỉ người có quyền chi (theo cấu hình phê duyệt) mới được thực hiện thao tác này.

9.1.5 Đề nghị công tác

Tương tự như Đề Nghị Thanh Toán

9.1.6 Đầu kỳ sổ thủ quỹ

Vào màn hình đầu kỳ sổ thủ quỹ. Click chọn thêm mới.

· Năm: năm tính số đầu kỳ

· Tiền trong tay (VND/ USD).

· Tiền trong ngân hàng (VND/USD)

Chọn Lưu

9.1.7 Thủ quỹ thu tiền

· Kiểu nhận: nhận bằng tiền mặt hay chuyển khoản

· Ngày nhận

· Số tiền nhận

· Loại tiền nhận

· Diễn giải

Sau đó nhấn Lưu

Để in phiếu này thì chọn In chứng từ.